Skab forandringer med dit møde
Har du prøvet, at du og dit team har holdt et super godt møde med involvering af alle parter, gode inputs og en rummelig dialog, men efter mødet er det som om det hele går i stå, og der bliver ikke handlet på de ting, der blev snakket om på mødet?
Overvejer du nogensinde, hvorfor mange møder ikke forandrer noget i virkeligheden? Det er fordi:
- at kunsten er at afslutte mødet på den rigtige måde! Og
- at opfølgning medfører handling – og omvendt, ingen opfølgning medfører ingen handling.
Nøglen til at sikre succes efter mødet er altså at sørge for en ordentlig afrunding samt opfølgning.
Afslut mødet med manér
Det første du skal spørge dig selv om er: hvordan afsluttede du mødet?
Løb tiden fra jer og var I nødt til at skynde jer at blive færdige eller fik i afsluttet med en opsamling på det, der var blevet talt om og aftalt handlingspunkter.
Første step til at sikre handling på alle de gode ting I har talt om på personalemødet (og alle andre møder), er at sørge for en konkret opsamling og afrunding på mødet.
Med en afrunding sikrer du, at I slutter på en fælles note, og så at sige er enige om, hvad I har brugt mødetiden på. På denne måde går alle fra mødet med den samme viden.
Afrundingen svarer til forventningsafstemningen i begyndelsen af mødet. Det betyder også, at alle ved præcis, hvad der forventes, at man skal gøre og handle på frem til næste møde.
Når det er klart, hvem der handler på de forskellige områder, bliver opfølgningen også lettere. Opfølgning er punkt nummer to til at sikre succes efter dit personalemøde.
Som mødeleder er det derfor vigtigt at du husker både at allokere tid til at få afsluttet mødet OG husker at bruge den, også selvom andre punkter undervejs i mødet har ”stjålet af din tid”.
Følg op
Opfølgningen er vigtig – det sikrer handling, forandringer, og at man ikke føler sig glemt.
Forestil dig, at du som medarbejder på sidste personalemøde fik en opgave, som du interesseret arbejder videre med. Tiden går og det er blevet tid til endnu et personalemøde. Fokus på mødet er et andet end sidste gang, og I kommer på mødet slet ikke til at tale om de ting, du har arbejdet med.
Hvordan ville du have det? Formentlig ville du føle, dig en smule overset og glemt? Det ville jeg.
Faren ved ikke at følge op på de ting, medarbejderne skal arbejde videre med er, at de fremover ikke har lyst til at ”lege med”.
Der er ikke nogen, der gider at arbejde med noget, som de aldrig får mulighed for at færdiggøre. Ved man, at der er stor sandsynlighed for, at der aldrig bliver fulgt op, er man også mere tilbøjelig til ikke at lave opgaven. Ligesom dengang i skolen. Hvis du vidste, at læreren tjekkede efter, om du havde lavet dine lektier, så var det knap så fedt ikke at have lavet dem, som de gange hvor læreren alligevel ikke tjekkede efter.
Det korte af det lange er, at opfølgning sikrer, at dig og dit team holder hinanden op på at få lavet de ting i aftaler.
En bonus er, at I lærer meget mere eftersom, at udvikling tager tid og løbende at arbejde med udviklingspunkterne gør, at forandringen er mere effektiv.
Så…
Afslut personalemødet med en forventningsafstemning til de handlinger, der skal foretages og sørg for, at der løbende vil være opfølgning på handlingerne, eller at der som minimum, er et punkt med opsamling på dagsordenen for det næste møde. Det kunne være sådan et ”siden sidst”-punkt.
Dermed flytter fokus sig også: Det må ikke handle om at holde og deltage i mødet – det skal handle om, at vi får noget ud af de møder, vi holder. Vi må ikke spilde tiden med ligegyldige møder.
Så sørger du for både afrunding og opfølgning, lover vi, at personalemødet ikke kun vil være en succes på mødet, men også på den lange bane, hvor mødet skaber forandring og god adfærd.
Godt møde!
